こんにちは。Cariot（キャリオット）ブログ編集部です。

社用車を保有しているか、企業としてレンタカーを利用している場合、予約管理や稼働状況の把握に課題を抱えることも多いでしょう。車両管理にはコストがかかるため、無駄なく適切な車両の利用をしたいですよね。

この記事では、企業が抱える社用車・レンタカーの予約管理の課題と解決方法を解説します。さらに、車両管理システムの導入についても、メリットや選び方を詳しくご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

1.企業が抱える社用車・レンタカー予約管理の課題

業務の中で、車を使用する企業は多いでしょう。近年では、社内資産として自動車を保有するのではなく、出張時や繁忙期のみにレンタカーを営業車として流動的に活用する企業も増えています。

そのため、社用車はもちろん、レンタカーを利用する場合も、スムーズに運用するための車両管理が重要です。企業が抱えがちな課題を把握しておきましょう。具体的には以下のような課題が発生しがちです。

それぞれの課題について、詳しく説明していきます。

1-1.ダブルブッキングが発生する

紙やホワイトボードなど手動で社用車の予約をしていると、同じ日時に同じ車を予約するというダブルブッキングが起きる可能性が高いです。誤記入が起きやすい、または予約の確認や修正が気軽に行えないことが主な原因となります。

当日になって、ダブルブッキングであったと判明した場合、車が足りない状態となります。その結果、移動手段がなくて商談の時間に間に合わなくなったり、タクシーを利用するなどのコストがかかったりと、企業にとっての損益につながるでしょう。

レンタカーを借りる際も、希望する車両の予約が常に取れるとは限りません。近くの店舗には希望の日時に予約が取れる車がないという事態も考えられます。

1-2.鍵の返却・受け取りに手間がかかる

社用車の場合は、車の鍵は個人が管理するのではなく、企業で管理することになります。車を使用する社員は使用前に鍵を受け取り、使用後は返却することになりますが、鍵の管理には手間がかかります。

しかし、手間の負担から、社用車の使用ルールを守らない社員が出てきて鍵の紛失や車両がどこで誰に使われているか不透明な状況など、支障が発生する恐れがあります。

鍵は小さいものですから、管理がずさんだと紛失しがちです。もし鍵を紛失してしまった場合には、紛失届を出したり、スペアキーがない場合は社用車が使えなくなったりといったデメリットが発生するでしょう。

また、レンタカーの場合は店舗まで車を借りに行き、使用後は返却する手間がかかります。免許証の提出や車両の傷のチェックなど、社用車を利用するよりもさらに利用の前後に時間がかかる傾向があります。

1-3.車両の稼働状況がわかりにくい

どの車両を誰がどれだけ使用したかなど、社用車の車両の稼働状況を把握するのが難しいという課題があります。

誰がどの時間予約したかは予約表を見ればわかりますが、実際にどれだけ車両を使ったかはわかりません。走行時間と距離、その結果に得られた利益を併せて、社用車を持つことは企業にとって利があるのかを検討する必要があります。稼働状況を見て、社用車が足りないから追加するべきだとわかる場合もあるでしょう。

稼働状況を把握できないことにより、無駄なコストが発生していたり、リソースが足りない状況が続いたりという企業にとってのデメリットが発生します。

レンタカーの場合も、車両の稼働時間と走行距離、その結果得られた利益のデータを把握することは難しいので、同じ課題があります。

1-4.ルールが疎かになる

一度決めた社用車の利用ルールは、徐々に疎かになりがちです。

例えば、社用車を使うことが多い社員が、いちいち予約するのが面倒なので使わない日も含めて毎日同じ時間に予約を入れていたり、逆に他社員があまり使わないからと予約を記入せずに自由に車両を使っていたりすることがあります。

ルールが守られていないと、本当に必要な時に必要な人が車両を使えているのかもわからなくなります。さらに、事業者が車両を5台以上所有している場合は、普通車であっても運転者のアルコールチェックが義務付けられています。車両のルールが守られていない状況では、アルコールチェックも適正になされていないはずなので、法令違反になりかねません。

2.社用車・レンタカーの予約管理をスムーズに行う方法

社用車やレンタカーを使用する際に、予約管理に課題を抱える企業は多いです。ここでは、予約管理をスムーズに行う方法を解説します。以下の2点を意識して予約管理を行いましょう。

2-1.社用車の予約ルールを徹底する

社用車の管理をする際には、予約ルールを定め、利用する社員はルールを遵守するよう徹底しましょう。ルールを定めていたとしても、守られていなければ意味がありません。ルールを全員が守るには、ルール違反への罰則も規定しておくと効果的です。

ルール作りの際には、例えば以下のような項目を盛り込みましょう。

1日の中で数時間しか車を使用しない場合は、1日予約するのではなく使用時間だけを予約するなど、実際の稼働時間と近い予約を従業員に徹底してもらいましょう。他社員が使用しやすくなると同時に、正確な稼働率が把握でき、今後の車両の運用方針や営業効率の改善などを検討する際に役立ちます。

2-2.車両管理システムを導入する

車両管理システムとは、社用車の状況やドライバーの状況を管理するためのシステムです。基本的には、以下の機能が備わっています。

細かな機能は、車両管理システムによって異なります。

システム上で予約の登録や変更、確認ができるので、ダブルブッキングが起きづらいです。また、車両管理システムを導入すると、社員がスマホから予約の登録・変更・確認をできるようになるため、オフィスに行かずとも車両の予約や予約内容の確認ができます。手間がかからないことにより、ルールの遵守にもつながるでしょう。

さらに、社用車ではなくレンタカーやカーシェアリングを利用する場合も、車両動体管理ができる車両管理システムがあります。車両が今どこにいるのか、またはどれくらいの時間どれくらい車両を利用したのかといったデータが取得できれば、営業方法や車両の使い方を振り返ることができるでしょう。

3.車両管理システムを導入するメリット

車両管理システムを導入すると、車両の予約がスムーズになる以外にも複数のメリットがあります。導入コストがかかってもメリットが大きければ、結果的に企業の利益は増えるはずです。

車両管理システムを導入するメリットを紹介します。

3-1.車両管理が効率化し生産性が上がる

最も大きなメリットとして、車両管理が効率化でき、生産性が上がることが挙げられます。
車両管理システムは基本的に、クラウドで運用されます。そのため、紙の予約表や車両状況を記録する用紙が不要になり、ペーパーレス化します。用紙の管理などといった業務がなくなり、管理業務にかかる時間を大幅に削減できます。

また、ドライバーにとっても負担が削減します。鍵の受け取りや車両の予約や管理台帳の記帳、その提出などの手間がなくなります。

業務効率が上がる分、コア業務にリソースを割くことができ、生産性が上がるのです。

3-2.コストを最適化できる

車両管理システムを導入すると、コストを最適化できます。

車両管理にはコストがかかります。車両の数が多いほど、駐車場代やガソリン代、車検の費用などコストは増えていきます。車両管理システムで車両の稼働状況が把握できれば、本当に必要な車両の数が明確になります。

例えば、実際の稼働時間より長めに予約が入れられているため、必要な時間だけ予約をしてもらい車両の台数を減らしても維持できると分かる場合があります。無駄になっている車両があれば見つけやすくなるため、無駄なコストを削減し、最適化できるでしょう。

3-3.安全運転管理業務における確認漏れを防ぐことができる

事業で車両を利用する場合、安全運転の管理も重要です。車両管理システムには、アルコールチェックに対応しているシステムもあるため、安全運転業務の確認漏れを防げます。

道路交通法施行規則によって、白ナンバー（一般車）であっても一定台数以上の自動車を所有している事業者はアルコールチェックが義務化されています。酒気帯運転は重大な自動車事故を引き起こす原因となります。また、アルコールチェックを怠れば、罰則として罰金が発生するため、事業者は徹底した安全運転管理を行わなければいけません。

しかし、運転前の運転者へのアルコールチェックの実施は業務の負担になる側面もあります。そこで、アルコールチェックに対応したシステムを利用すると、手間を削減しながら確実なチェックができるようになります。

アルコール検知器とシステムが連動しており、運転者の呼気中のアルコールの有無や検出された場合のアルコール濃度などをシステム内に記録し、データは管理者に共有されます。アルコールチェックの結果の保存も義務となっているので、システム内にデータとして保存できるのはメリットです。

4.車両管理システムを選ぶ時のポイント

車両管理システムは、さまざまな企業が提供しているため自社に合ったものを選びましょう。
選ぶ際のポイントは以下の3点です。

4-1.機能面で比較する

システムにより、機能が異なります。使わない機能がたくさん搭載されていても、利用しにくさやコストの増大につながるので、自社にはどんな機能が必要なのかを整理してから、システムを選びましょう。

例えば、リアルタイムで車両の位置情報が見れるものがあれば、渋滞などに巻き込まれて顧客への訪問が遅れている場合にも社内にいる社員が状況の説明をできます。社員が出先から、いつ帰社するのかといった目処も立てやすいでしょう。一方、社用車だけではなく電車や徒歩での移動も多い場合は、車両の位置情報だけではなく、社員の位置情報が分かるようなシステムが必要でしょう。

以下に車両管理システムの主な機能を一覧にしています。どの機能が必要で不要かを検討してみてください。

管理者側の負担を減らす機能とドライバー側の負担を減らす機能があるため、実際に車両を利用する社員からの意見も踏まえながら、欲しい機能を吟味しましょう。

4-2.かかるコストで比較する

システムの導入や、利用継続するにあたり、費用や手間が発生します。これらのコストを比較し、適切なものを選びましょう。

車両管理システムを利用する場合、システム導入時にだけ発生する初期費用と、毎月発生する月額利用料の２種類のコストがかかるのが一般的です。

初期費用は車両にシステムを搭載するための車載器の費用や、車載器の取り付け工事費を含みます。初期費用が莫大にかかる場合、使用してみて違うシステムに変更したいと思っても切り替えづらくなるでしょう。事前にどれくらいの初期費用がかかるのかを確認してから、導入を検討しましょう。

月額費用に関しては、車両の台数や、使用する人数によって変動することが多いです。そのため、車両が何台で利用する社員が何人になるのかを、システムを選ぶ段階で正確に把握しておくことが重要です。

サービスによっては無料お試し期間があるものもあります。かかるコストが適切か判断するためにも、お試しを利用するのはおすすめです。

4-3.デバイスで比較する

どのようなデバイス（端末）なのかも、車両管理システムを選ぶ際のポイントとなります。システムごとに利用するデバイスは異なり、デバイスによって機能や導入する際のコストなどが変わってきます。

車両管理システムの主なデバイスの種類は以下です。

例えば、アプリ型のシステムは社員がスマホから利用できるため、手軽かつ、車載器を購入する必要がないのでコストも削減できます。しかし、機能面が他のデバイスより簡素であることが多いため、自社のニーズに合っているかの確認は不可欠です。アクセサリーソケット型とOBD-Ⅱポート型はどちらも工事不要でデバイスを差し込むだけですが、OBD-Ⅱポートは足元にあるためドライバーから見えず、プレッシャーがかからないなどのメリットもあります。

それぞれの特徴を理解した上で、管理者とドライバーどちらも快適に使えるものを選びましょう。

5.まとめ

社用車の予約管理や、企業で利用するレンタカーの利用状況の管理には、手間とコストがかかります。また、手動で管理していると、ダブルブッキングなどの問題も起こりがちです。管理がうまくいかないと、不要な費用が発生したり、業務に支障が出たりするおそれがあるでしょう。

車両管理システムを利用すると、車両の予約や管理に関する課題解決につながります。車両管理システムは種類によって、機能やコスト、利用デバイスの種類が異なるため、自社にはどのようなものが最も合うかを検討してみてください。

Cariotはアプリをインストールすると車載器を購入することなく利用できる、車両管理システムです。位置情報や加速度など、車両の状況をリアルタイムに取得して可視化できます。一般的に、アプリ型の車両管理システムは機能が簡素なことが多いですが、Cariotは走行時間、走行距離、走行の軌跡、訪問場所と滞在時間など、細かな情報まで自動で記録可能です。配送、移動、休憩などを手動登録し、作業のステータスを共有する機能もあり、業務の効率化にも貢献するでしょう。運転日誌も自動記録されるため、ドライバーの負担削減になります。

危険運転の記録や乗車前の車両点検、アルコールチェックの記録と保存もできるため、安全運転管理に力を入れたい企業にもおすすめです。

Cariotにご興味がある方は、ぜひ下記フォームよりお気軽にお問い合わせください。

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