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こんにちは。Cariot（キャリオット）ブログ編集部です。
今回は設備メンテナンス業界X社様の、“離島やリモートにも対応した、浄化槽の保守点検” でCariotをご活用くださっている事例をご紹介します。

X社は浄化槽の定期点検や清掃、メンテナンスをおこなう設備メンテナンス事業者です。X社で管理する車両は軽トラックとバキュームカーを合わせて25台です。そのうち20台は離島や支社に配備されており、管理者が直接確認することはできません。毎月、走行距離と訪問場所の報告書を提出してもらい、内容をチェックしていますが、記録内容と天候がずれて記載されたミスが見つかるのは日常で、報告書の運用が改善できないかと考えていました。
また、急な依頼や故障対応などのイレギュラーが発生したときは、電話でリモートのドライバーに指示を出しますが、予定にない行動をとった場合も記録漏れが起こりやすいというのも悩みでした。

そのような課題をお持ちだったX社がCariotを導入し、実走行データをもとにした報告書運用をすることで、報告業務の効率化とリモート指示・オペレーションの改善に成功した事例をご紹介します。

1.Cariot導入の経緯
〜営業報告書記入徹底・オペレーション改善のため～

X社は浄化槽の定期点検や清掃、メンテナンスをおこなう設備メンテナンス事業者です。X社の営業地域には複数の離島が存在し、本社に来る清掃や点検依頼を、離島の支社に伝達し、支社のスタッフが軽トラックやバキュームカーで現場に向かって業務をおこなっています。そのため、支社スタッフの稼働状況を本社の管理者が直接確認することはできません。毎月、走行距離と訪問場所の報告書の提出を義務づけて内容をチェックしていますが、誤記や記入漏れが多く、記憶を頼りに修正させるのが困難です。また、土地柄天候の急変が多いので、台風や豪雨の予報によるスケジュール変更が多々あります。

後からまとめて一括の日報記入に頼ると、予定と実態が合わなくなるので、現地スタッフの報告業務と管理者のチェック、双方の報告書運用に関わる負担が削減できないかと考えていました。
そのような中、地方のDX助成金が活用できるツールのなかにCariotがあり、リアルタイムな車の走行の実績を利用して、正確な日報記録にも利用できないかと検討をはじめました。

2.Cariotに決めた理由
〜取り付け・運用ともに現状業務を変える必要がなかった〜

リアルタイムな車の走行の実績を収集し、正確な日報記録にも利用できるツールを探していて、Cariotの検討をはじめました。
スマートフォンは全員に支給していたので、当初はスマートフォンアプリのCariotを希望していましたが、業務開始・終業などを手で操作するタイプだったため、記入漏れや操作に関する問い合わせが発生する恐れがありました。バキュームカーでの清掃作業中は手がふさがっていて、電話をとったりメッセージをやりとりすることもできません。しかし、車載器タイプはエンジンON/OFFに連動して自動記録ができて、ドライバーの負担がゼロだと判断し、車載器タイプの導入に目標を切り替えました。

実際の走行記録データを見ると、スマートフォンアプリで訪問場所や時間などを細かく記入しなくても、行き先がほぼ確実に取得できたので、面積が小さい離島のメリットでもありますが、車載器タイプの導入は正しかったと感じます。取り付けや操作に関する問い合わせは一切発生しませんでした。

3.導入時の課題と実現したいこと
〜報告書記入徹底と、リモートでのオペレーション負担を減らすこと～

X社の「課題」「達成したいこと」は以下の点です。

図：自動作成される「運転報告」で報告業務を削減（画像はX社のものではありません）

X社は報告業務と管理者のチェック、双方の報告書運用にかかる負担を削減し、天候急変によるスケジュール変更に迅速に対応するためにCariotを導入しました。

4．導入後の成果
〜報告業務の効率化と、イレギュラー発生時の運用の改善～

Cariot導入後の成果として、報告業務の効率化と、イレギュラー発生時の運用の改善が実現できました。
まず、運転日報・月報が自動的に作成されるため、日報の作成や集計作業にかかる手間を大幅に削減することができます。総走行時間、総走行距離も自動で集計されます。
運転日報・月報の作成を自動化することで、スタッフの報告業務の負荷低減だけでなく、管理者側のチェック業務の負担も軽減できました。

図：走行時間、場所が自動で記録される運転日報

図：1画面でその日の走行の軌跡と走行距離・時間などの実績がわかる「運転報告」

また、天候の急変や突発の依頼などイレギュラー発生時も、管理者から見て、車が停車中か走行中かがわかるようになり、連絡がしやすくなりました。作業中は手がふさがりスマートフォンを操作できないため、カレンダーの予定と車の位置を見比べて、連絡がしやすい時間を見計らってコミュニケーションがとりやすくなりました。

5．今後の展望
〜リアルタイム位置情報を利用して、配車の最適化を行いたい～

今後はCariotのリアルタイム情報を活用し、急な依頼発生時だけでなく、日常業務での配車の最適化を行いたいと考えています。
とくに、バキュームカーでの清掃作業中は手がふさがっています。電話に出たりメッセージをやりとりすることができません。走行中・停車中・作業中などのステータスがわかれば、“今連絡がつく最も近くにいる人”がわかりますので、折り返しの電話などのやりとりに負担をかけずに済みます。Cariotとの業務コラボレーションにより一層期待があります。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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