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※当記事は2023年7月24日に改定されています。

こんにちは。Cariot（キャリオット）ブログ編集部です。

車両は会社の大切な財産のひとつですが、適切な管理はなされているでしょうか？
車両には事故をはじめとしたリスクがつきものであるため、保険の記録などを一元管理しておかなければ、いざという時にスムーズな対応は難しくなります。
また、車検期限が車ごとに違っている場合では、気づかないうちに車検切れとなってしまうことも考えられます。
資産管理・リスク管理の徹底のために、知っておくべき車両管理台帳の知識を解説していきます。

1.車両管理台帳とは

車両管理台帳とは、会社が所有する車両の情報を管理するための書類です。
車両の基本情報だけではなく、保険の加入情報や車検日、使用状況など、車両管理をするうえで必要な項目が記載されます。

1-1.車両管理台帳は法令で定められた義務

車両管理台帳の作成は、法令で直接、規定されているわけではありません。
しかし、社用車を管理することは企業の義務でもあります。
業務時間内や通勤中に社員が社用車を運転し、自らの原因で交通事故を起こした場合、賠償責任が生じるのは社員本人にとどまらず、その所有者である企業に対しても管理責任が問われることになるからです。
以下は、過失責任に関する民法の条文です。

第709条
故意又は過失によって他人の権利又は法律上保護される利益を侵害した者は、これによって生じた損害を賠償する責任を負う。
引用元：民法

第715条
ある事業のために他人を使用する者は、被用者がその事業の執行について第三者に加えた損害を賠償する責任を負う。ただし、使用者が被用者の選任及びその事業の監督について相当の注意をしたとき、又は相当の注意をしても損害が生ずべきであったときは、この限りでない。
使用者に代わって事業を監督する者も、前項の責任を負う。
前二項の規定は、使用者又は監督者から被用者に対する求償権の行使を妨げない。
引用元：民法

社用車を活用して利益を得ているという観点から、企業も賠償の責任を有すると見なされています。
車両管理は企業のリスクマネジメントにおいて重要度が高い項目であることを認識し、車両管理台帳に自賠責保険や任意保険の加入状況、車両整備状況などを明記し、車両を適切に管理しなければいけません。
直接的な法令による規定がなくても、それに準ずる義務に等しいといえるでしょう。

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2.車両管理台帳を作成する目的

車両管理台帳を作成する目的は、主に2つあります。

1つめは「事故やトラブルの防止」です。

車両管理台帳を用いて車両を適切な管理すれば、車検切れ、保険の未加入、定期点検忘れなどによる故障、タイヤ交換忘れによるスリップ事故などを防ぐことができます。
これは、従業員の生命安全確保の面からも大変重要と言えるでしょう。

2つめは「コスト削減」です。

車両管理台帳を用いて、社用車を定期的にメンテナンスすることは、燃費の悪化防止や故障リスクの低減につながります。
社用車の保有台数が多いほど、コスト削減の効果を大きくなり、また社内資産を最大限に活用することにもつながるのです。

ただし、社用車の保有台数が多いほど、管理が煩雑となり、見落としのリスクも高くなるため、車両管理台帳を作成に際しては細心の注意を払い、しっかりと記録することが求められます。

3.車両管理台帳の書式と必須項目

車両管理台帳には、法で規定された正式な書式はありません。
しかし、記載が必要な項目はおおむね決まっているため、書式の大半は似たような形式となります。
以下は、車両管理台帳の書式例です。

出典：「安全運転管理支援チーム」

これらが車両管理台帳に記入する、代表的な項目となります。
また、会社の業種によっては、管理台帳に記載しておくべき情報は追加されます。
車両管理を厳密に行っている企業では、使用理由や走行距離、給油の状態などに至るまでの詳細を保管している例もあります。
一般的に車両管理台帳に必ず記載する項目は、以下の通りです。

これらの項目を個別に詳しく説明していきます。

3-1.車両の特定

車両を特定するため、車両本体に関わる内容と購入・廃車に関わる内容の具体的な項目をそれぞれ確認しておきましょう。

＜車両を特定するための項目＞

3-2.車両の状況

車両の状況を示す項目として、「車両・整備に関する項目」「修理・事故に関する項目」「使用・管理に関する項目」の3つを紹介します。

＜車両の状況を把握する項目＞

3-3.車両の保険

車両保険も管理すべき重要項目です。安心して自動車を運転するには、保険加入および保険の知識は欠かせません。
車両の保険に関する必須項目である「自賠責保険」「任意保険」をそれぞれ解説いたします。

＜車両の保険に関する項目＞

保険には、必ず入る必要がある自賠責保険と、加入は任意となる任意保険があります。
管理すべき内容をしっかりチェックしておきましょう。

4.車両管理台帳の作成方法

車両管理台帳は、さまざまな方法で作成できます。
企業独自で1から作成することもできますが、車両管理のためにIDを設けるなどの統一ルールを明確に策定しておかないと、管理が煩雑になる可能性があります。
なお、車両管理台帳の作成には、主に以下2つの方法があります。

それぞれの作成方法には、メリット・デメリットがあるため、詳細について見ていきましょう。

4-1.エクセルのテンプレートを活用する

車両管理台帳をエクセルで管理する場合、自分で作成する以外に、テンプレートを活用する方法もあります。まず、エクセルのテンプレートを活用して車両管理台帳を作成する方法のメリット・デメリットをチェックします。

メリット

エクセル・テンプレートを活用して車両管理台帳を作成するメリットは、以下の4点です。

イニシャルコストがかからない
車両管理台帳のエクセル・テンプレートは、様々なウェブサイトで無料配布されており、イニシャルコスト（導入コスト）がかかりません。

すぐに導入できる
Microsoftの表計算ソフト・エクセルが、会社のパソコンにインストール済みの場合、 すぐに導入することができます。

使い方の学習がほぼ不要
エクセルの基本的な操作ができれば、学習しなくてもすぐにテンプレートを使うことができます。不明点があっても、エクセル・テンプレートによる車両管理台帳作成の情報が、多くのウェブページで公開されています。

共有がしやすい
エクセル形式で車両管理台帳のデータを残すことができるため、社内での情報共有も容易です。

エクセルやワードであれば修正も簡単にでき、検索からのデータ呼び出しも容易です。
また、インターネット上で数多く提供されている車両管理台帳のテンプレートを使用すれば、導入もスムーズとなります。
カスタマイズ可能なテンプレートであれば、独自項目を追加することもできます。

検索をすると、無料でエクセルテンプレートを配布しているサイトや、記入例を紹介しているサイトが多く見つかりますので、参考にしてみるとよいでしょう。

デメリット

エクセル・テンプレートを活用して車両管理台帳を作成するデメリットは、以下の3点です。

管理業務が煩雑になる
一定台数以上の車両を保有している場合、エクセル・テンプレートによる車両管理では業務が煩雑になり、入力ミス・入力漏れのリスクが高くなる恐れがあります。また、煩雑な管理業務をこなすための人員が必要となり、かえってコストがかかる可能性も出てきます。

取扱いデータが増えてゆく
エクセル・テンプレートで車両管理台帳の作成を続けると、取扱いデータが膨大な量になってゆきます。データ管理のためにバックアップを取ったり、クラウドストレージを契約したり、サーバを設置したりなど、イニシャルコスト（維持管理コスト）がかかる可能性があります。

セキュリティに不安がある
エクセル・データをパソコン内に保存している場合、情報漏洩などセキュリティ上の心配が出てきます。また、信頼できないウェブサイトからエクセル・テンプレートをダウンロードする場合、マクロなどを利用した悪意のあるプログラムが設定されている恐れもあります。

4-2.車両管理システムを活用する

現在、車両の効率的な管理を実現する「車両管理システム」のサービスが、多くの企業より提供されています。次に、車両管理システムを活用して、車両管理台帳を作成する方法のメリット・デメリットをチェックします。

メリット

情報のリアルタイム更新・共有が可能
エクセルの情報更新にはタイムラグが発生する恐れがあるのに対して、クラウドベースの車両管理システムならば、情報がリアルタイムに更新されます。そのため、情報共有している閲覧者全員が、常に最新の情報をチェックすることが可能です。

ヒューマンエラーが防げる
エクセルの場合、誤って計算式・関数を消すなどして、間違った結果が反映される恐れがありますが、車両管理システムではそのような心配はありません。
また、エクセルでは点検日・更新日などは人が管理しなければならないのに対して、車両管理システムではアラート機能（お知らせ機能）搭載したサービスもあり、ヒューマンエラーを防ぐことが期待できます。

セキュリティレベルが高い
クラウドベースの車両管理システムならば、エクセルでの管理と比較して、情報漏洩などのセキュリティリスクを大幅に抑えることが期待できます。

データが可視化できる
車両管理システムは、集積したデータをさまざまな形式で可視化（見える化）することができます。適切な車両台数や予算を考え、コストを最適化する上でも、大きなメリットと言えるでしょう。

デメリット

業務負担がゼロではない
車両管理システムを導入しても、業務の完全自動化は難しく、人の手で定期的に車両情報の記録をつけなければなりません。ただし、車両管理システムを導入すれば、エクセルと比較して、データ入力・管理業務をミスなく、スムーズに進めることが期待できます。

利用料がかかる
イニシャルコスト（導入コスト）が無料のエクセルに対して、車両管理システム導入には費用がかかる可能性があります。ただし、車両管理システムを導入すると、ルート最適化による燃費削減、車両の稼働率向上、業務負担減による省人化など「トータルでのコスト削減」が期待できます。また動態管理システム「Cariot」のように、導入費用が無料のサービスもあります。

車両管理システムについてもっと知りたいという方は、こちらの記事をご覧ください。

5.車両管理台帳の記入例サンプル

出典:安全運転管理支援チーム

エクセルで管理する場合、上記のような車両管理台帳の記入例やサンプルを活用し、記載漏れを防ぐよう運用しましょう。
車両管理台帳に入力する際には、車1台にそれぞれIDを付与し、データの重複や混乱を回避します。
修正や更新の際は必ず入力を行い、常に最新のデータが確保できるようにしておきましょう。
適正な管理を行っていくためには、車両管理の重要性を周知し、管理台帳への記入を徹底させなければなりません。
また、社員の運転免許証番号を記載するときには必ず管理者が免許証を預かり、確認のうえコピーを取るようにしてください。
期限切れや免許停止などの不正が発覚した場合には、管理者である企業も責任を問われることになるので注意しておきましょう。

6.車両管理台帳の保存期間

車両管理台帳の保存期間についても、法令による明確な定めはありません。
車両管理台帳に関する具体的な法令がないため、保管する期間も企業や組織に一任されています。
貨物自動車運送事業輸送安全規則第8条では、一般貨物自動車運送事業者などに対して記録を1年間保存することを義務付けています。
さらに、労働基準法の定めるところでは、労働関連の重要書類の保存期間は5年とされています。
基本的には、該当車両を廃棄またはリースの終了により手放すまでの全期間について、管理台帳に情報を記入しておくとよいでしょう。
また、事故などがあった場合には、念のためさらに数年間保管しておくことが望ましいと考えられます。

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7.車両管理のために役立つCariotの機能

車両管理システム「Cariot」を活用することで、車両管理を効率的に行うことができます。
ここではいくつかの機能をご紹介します。

車両情報の管理
Cariotはクラウドで車両管理台帳を一元管理することができます。車検情報や車両の保管場所、リース契約情報はもちろん、必要に応じて管理項目を追加することができるので、自社の管理項目に応じてカスタマイズができます。車両に紐づく走行データが蓄積されるので、自動で運転日報や月報を作成することもできます。さらに車検切れや保険更新のアラートも設定でき、車両メンテナンス業務の効率化を実現します。

運転者情報の管理
免許証の番号、免許種類、免許証有効期限の他、緊急連絡先など、運転者の情報も一元管理ができます。
アラートメールの活用で、免許更新時期の通知など運転者単位での情報更新の抜け漏れを防ぐことができます。走行履歴と紐づけて、運転者別の走行レポートも作成可能です。
車両情報と同様に、自社の運用体制に合わせて管理項目を自由に追加することができます。

運転報告
運転時間、走行距離、訪問件数や滞在時間、駐停車等の時間、位置情報を自動で記録できます。また地図上でも走行軌跡を確認できます。
Cariotモバイルアプリを利用していれば、ステータス（移動や配送、休憩等）や任意の活動項目の登録ができるので、詳細な業務活動が確認できます。
急いで車両位置を確認したい時や、過去の走行、滞在履歴などを確認したい時に役立ちます。

8.まとめ

車両管理台帳は会社の資産管理およびリスク管理の手段として、適切に作成・運用しなければなりません。
せっかく車両管理台帳を導入しても、運用のルールが明確になっていないと現場に混乱が生じたり、データが適切に更新されなかったりと、役に立たない資料にもなりかねません。
正しく運用するために管理の取り決めを周知し、会社全体で車両管理の重要性を理解することが大切です。
車両管理は法でこそ定められていませんが、企業の信頼性にも影響するものであることを忘れないようにしたいものです。
 
 
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
これからもCariotは、より便利に使っていただくための機能の開発を進めてまいります。
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