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※当記事は2021年7月14日に改定されています。

こんにちは。Cariot（キャリオット）ブログ編集部です。

「車両管理」という言葉はよく聞くものの、どこから手をつければよいか分からない、作業に手間と時間がかかりすぎて手に負えない…そのような悩みを聞くことがあります。
今回は、「車両管理とはなにか？どのようにすればよいか？」についてまとめました。

1.車両管理ってなにをすればいいの？

1-1.「車両管理」の目的は「リスク回避」と「コスト管理」

これから「車両管理」を始めようとするときに、最初に壁になるのは「何をすればよいか見当がつかない」ということではないでしょうか。
「車両管理」には、大きく分けて二つの目的があります。 一つ目は「リスク回避」、二つ目は「コスト管理」です。 どちらも企業の業績に直結する大切な項目ですが、具体的なイメージが浮かばないこともあるかもしれません。
次項で、具体的な内容について解説します。

＜「リスク回避」について＞

業務で車両を使用する企業は、従業員の安全確保を考える必要があります。しかし、車は移動するための手段である以上、ひとたびドライバーが運転を開始すれば、常に状況を確認・把握できるとは限りません。
また、ドライバーの安全管理だけでなく、事故を起こさないよう車両の点検・整備を行うことも「リスク回避」の重要項目です。
定期的にルールを確認・徹底し、車両の整備・点検を行うことで、人と車両、双方の安全を守ることにつながります。
管理者の目の届かない場所で事故が起こることも想定される中で、日常業務に関するルールだけでなく、もしものときのルールや対応策を決め、それを徹底する必要があります。

＜「コスト管理」について＞

コスト管理の中には、「社内資産の管理」の項目があります。車両を利用する業務を行う企業にとって、人材・車両は大切な資産です。
例えば、ドライバーが事故を起こすと企業の責任が問われます。場合によっては多額の賠償金や保険金が必要になることもありますし、企業イメージの低下は避けられません。
「コスト管理」という観点でも、ドライバーが事故を起こさない仕組みをつくり徹底すること、そして何かトラブルが起きても、それらを最小限に留めるための施策が必要になってきます。
さらに、急発進・急加速・急ブレーキ・アイドリングなど、より多くのガソリンを使う運転ではなく、時間とスケジュールに余裕を持たせた運行でエコドライブを心がけることで、事故の予防だけでなく燃料費の削減につなげる効果も期待できます。

1-2.「車両管理」の第一歩は「項目の洗い出し」

ひとくちに「車両管理」といっても、保有台数・業務形態などに応じて管理すべき項目は変わってきます。 まずは、管理すべき情報を整理し、自社の実情に合わせた項目を洗い出してみましょう。
車両管理を行う際は、誰がどの業務を行うか、どの部分の管理をどの部署が行うかを決め、それぞれの業務内容を明確にしておくことで運用上の混乱を防げます。「あらかじめ決めておく」ことが、スムーズな運用を実現する第一歩です。
まずは、下記の点について自社の状況を確認し、管理できる体制を整えましょう。

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2.安全運転管理者の役割

2-1.法令で定められている「安全運転管理者」の業務内容

一定数以上の車両を使用する事業所には、「安全運転管理者」の選任義務が生じます。
「安全運転管理者」は、どのようなことを行うのでしょうか。 その業務は、「内閣府令で定める安全運転管理者の業務」として、道路交通法施行規則第9条の10で７項目が定められています。

事業規模によっては、安全運転管理者の下に副安全運転管理者を置く必要があります。

画像：徳島県警察HPより

安全運転管理者は、運行計画や運転日誌を作成し、運転者に対して安全運転の指導を行う人です。安全運転管理者が行う「安全な運転に必要な業務」は、単に車だけを管理するわけではなく、人・天候・災害時に応じて必要な措置などを含んだ広範囲に注意を払わなければなりません。
また、安全運転管理業務は、法令で決められた規定のみを守ればよいというものではなく、それらは業務を行うために必要な最小限の範囲であることを念頭におき、自社の環境に合わせてドライバー管理を行う必要があります。

2-2.選任者が決定！しかし、届出をしないと罰則も

なお、乗車定員が11人以上の自動車にあっては１台、その他の自動車にあっては５台以上を使用する企業は、事業所ごとに安全運転管理者１名を選任する必要があります。さらに20台以上の車両を使用している企業は、安全運転管理者に加えて、車両20台ごとに1名の副安全運転管理者を選ぶ必要があります。例えば、40台の車両を保有している場合、副安全運転管理者を2名選任します。

安全運転管理者の退職や異動、選任基準や資格の要件を満たさなくなることもあるかもしれません。その際も、選任時と同様、15日以内に公安委員会に対して解任の届出をしなければなりません。
選任時・解任時の届出をせず違反した場合は、5万円の罰金が科されます。届出を忘れないよう注意が必要です。
この他にも、大切なポイントがあります。安全運転管理者は、年1回の講習を受けなければなりません。通知は公安委員会から送られてきますので、お手元に届いた場合は、必ず受講してください。

画像：徳島県警察HPより

3.あなたの会社の車両管理度合いをチェック

3-1.車両管理をスムーズに行うためのチェックポイント

会社の資産である人材と車両を適切に管理するためには、さまざまな項目を正確に記録することが重要です。
管理業務を始める際、それを行うことで何を達成したいか？どの部分に時間がかかるのか？といった目的と問題点を明確にすることで、何をするべきかが分かってきますし、対応が必要な項目や中身が変わってきます。
まずは、下記のチェックリストを参考に、自社で対応が必要なポイントを洗い出してみてください。

（チェック項目：Cariotブログ「もう一度見直そう！あなたの車両管理度合いをチェック」より引用）

これらを継続して記録しチェックするためには、そのための人員と業務を遂行するための時間が必要になります。
車両管理をアナログで行う場合、ドライバーが運転の記録を紙に都度書き込み、管理部門が書類を回収し手動で集計していく…という煩雑な業務に忙殺されてしまいます。その結果、車両管理自体が後手に回ってしまう企業が少なくありません。
そのような事態を回避するためには、自動化できる部分は自動化をすることで業務の効率化・作業負担の軽減を同時に実現できます。

3-2.アナログ管理をデジタル化するメリット

「車両管理」の業務範囲は、幅広い内容を含んでいます。
それらを項目別に紙で管理・保管するのは手間がかかり、担当者にとってはそれら一つ一つに目を通していくのはとても大変な作業です。
この「業務の煩雑さ」を軽減するための方法として有効なものが「デジタル化」です。
例えば、乗車前点検や勤務記録、走行距離など、これまで手書きで対応していた部分をスマートフォンやタブレットを活用して簡素化し、そこに車両の位置情報が分かるシステムを組み合わせます。そうすることで、これまで見えなかった部分が「見える化」され、管理者はリアルタイムで更新されるドライバーの正確な情報を確認できるようになります。

このように、各データを自動で取得できる仕組みがあれば、アナログ管理の中で発生する煩雑な作業をしなくても、正確な情報をもとにした分析も可能になります。
また、あらかじめ車両本体の情報（自動車登録番号や初度登録年月、メーカー、型式、車台番号等）といった必要なデータを登録しておき、その後はドライバーごとに自動でデータを取得・まとめてくれるのもデジタル化のメリットです。
車の情報を設定しておくことで、車検や整備の時期、保険の更新時期、ドライバーの運転免許証の更新時期などを「見える化」することで、「うっかり」違反をする回数を減らすことにも役立ちます。

3-3.Cariot(キャリオット)でできる車両管理

車両管理は正確な状況把握が難しく、集計や処理に手間がかかるなどの課題があります。
前項でもお伝えしましたが、車両の適切な管理にまつわる複数課題を解決する方法として「デジタル管理システム」の導入が効果的です。ここからは、モビリティ業務最適化クラウドCariotの機能の中から、車両管理に役立つ機能をご紹介します。

・走行データ
車両が走行するだけで詳細な走行履歴の記録ができる機能です。
「いつ・どこを・どのような速度で走行したか」や、「どこで・どの程度の時間、滞在したか」を振り返って確認することができます。

・日報・月報の自動作成
日々、作成が必要な日報や月報の作成を自動で行う機能です。
集計作業にかかる時間を大幅に削減でき、事務作業の業務負担も軽減します。総走行時間・総走行距離も自動で集計されます。

・危険運転検知
急加速・急減速・急ハンドルや速度超過や最高速度など、ドライバーの危険運転を検知する機能です。危険運転が発生したタイミングで直ちに具体的な数値をもとにした安全運転指導ができ、事故の防止・削減に役立ちます。

Cariotでは、今どきの車両管理システムが分かる資料をご用意しています。ぜひご覧ください。
 
 
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
これからもCariotは、より便利に使っていただくための機能の開発を進めてまいります。
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※2021.07.14 改訂