運転日報のエクセルテンプレートを目的別にご紹介｜書き方のポイントも説明
Cariotを活用した車両管理完全ガイド
「車両管理とは」という基礎知識から社用車事故を防ぐ安全運転のポイントまでを解説しています。これから車両管理をはじめる方や、もっと効率的な管理体制を整えたいご担当者におすすめの資料です。
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※当記事は2023年2月7日に改定されています。
こんにちは。Cariot（キャリオット）ブログ編集部です。
運転日報を作成するために、インターネット上で無料公開されているテンプレートを探している方は多くいらっしゃるのではないでしょうか。
無料のテンプレートは数多く公開されていますが、必要な項目がないということもあります。
複数のテンプレートをご紹介しますので、自社に合うものを探してみましょう。
また、必要な情報を記録してくれるアプリもご紹介しますので、自社に必要なものは何かを整理し、一緒に検討してみてください。
1.運転日報とは？
1-1.運転日報の目的
運転日報とは、走行距離など、運転業務における状況を記録するものです。
安全運転の確保を主な目的としており、業務で自動車を使用する多くの事業者に対して、作成が義務付けられています。
細かい規定は以下をご確認ください。
これらの法令をふまえ、以下のどちらかの条件に該当する企業は、運転日報の記録が必須となります。
- 「一般貨物自動車運送事業」の許可を受けて事業を行う企業
- それ以外の、事業で使用する車両数が一定台数以上の企業
1-2.貨物自動車運送事業の記載項目
- 運転者の氏名
- 乗務した事業用自動車の自動車登録番号その他の当該事業用自動車を識別できる表示
- 乗務の開始及び終了の地点及び日時並びに主な経過地点及び乗務した距離
- 運転を交替した場合にあっては、その地点及び日時
- 休憩又は睡眠をした場合にあっては、その地点及び日時
- 車両総重量が八トン以上又は最大積載量が五トン以上の普通自動車である事業用自動車に乗務した場合にあっては、貨物の積載状況等
- 道路交通法や自動車事故報告規則に規定する事故又は著しい運行の遅延その他の異常な状態が発生した場合にあっては、その概要及び原因
- 経路並びに主な経過地における発車及び到着の指示があった場合にあっては、その内容
※項目は変更されることがあります。必ず最新の情報を以下のサイトなどで確認しましょう。
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=402M50000800022
1-3.事業用社有車を一定台数保有する企業などの記載項目
- 運転者名
- 運転の開始及び終了の日時
- 運転した距離
- その他自動車の運転の状況を把握するため必要な事項
※項目は変更されることがあります。必ず最新の情報を以下のサイトなどで確認しましょう。
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=335M50000002060
2.無料で使える運転日報のエクセルテンプレート
2-1.貨物自動車運送事業に使用できるエクセルテンプレート
無料のテンプレートはインターネットでエクセルやPDFファイルとして、数多く公開されています。これらを使用すれば、一から作成する必要もなく、とても便利です。
この他にも、「車両日報」「エクセル」「テンプレート」などで検索をすれば、さまざまなものが出てきます。
2-2.運転日報作成のポイント
運転日報には、指定のフォーマットはありません。
しかし前章で解説したとおり、事業内容によって、必要な項目は異なってきます。
無料のテンプレートを元に作成するなら、必要な項目を追加したり、不要な項目を削除できるエクセルのようなものが良いかもしれません。
そして、作成した運転日報は一定期間保管する必要があります。
貨物自動車運送事業輸送安全規則および道路交通法施行規則での運転日報の保管期間は1年間と定められていますが、労働基準法第百九条（記録の保存）では業務上重要な書類の保管期間は5年と定められています。
- 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。
引用元：労働基準法
法令は改定されることもあります。保管期間や、必要な項目が変わることもありえますので、この点も注意する必要があるでしょう。
3.ソフトやアプリを使えば簡単に記録することも可能
運転日報のテンプレートは、多くの企業や団体が提供しています。
内容は法令で定められている項目が含まれていれば特に書式は決まっていません。
作成や手書きでの作成が面倒であれば、自動的に記録されるシステムやアプリを利用すれば、作成も運用も手間がかからず便利でしょう。
専用のシステムやアプリも、さまざまな企業が提供しています。
エクセルのテンプレートとは異なり、導入コストがかかるものが多いですが、業務の効率化ができるので、属人化しがちな業務をシステム化した方が、総合的には事業にとって良い場合があります。
運転日報だけでなく、車両にかかわるさまざまな業務の効率化を検討されているなら、システムの導入を検討した方が良いでしょう。
弊社のCariot（キャリオット）も、車両にかかわる業務の効率化ができるシステムのひとつです。
車両に車載デバイスを設置するか、ドライバーのスマートフォンに専用のアプリをインストールして走行するだけで、自動的に走行記録を取ることができるので、これが運転日報として使えます。項目もカスタマイズが可能です。
また、写真のアップロードもできるので、例えば給油の際のレシートなどを添付すれば、わざわざ紙のレシートを経理に提出する必要もないでしょう。配送先の伝票や、荷物の情報の登録もできます。
運転日報を楽に作成したい、車両に関する業務の効率化がしたい、という企業様はお気軽にお問い合わせください。
平日10:00-18:00 TEL：03-6869-2662
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最後までお読みいただき、ありがとうございました。
これからもCariotは、より便利に使っていただくための機能の開発を進めてまいります！
※本記事の情報、及び画像は、記事作成時点のものです。詳しくは最新の情報をご確認ください。
※2023.02.07 改訂
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