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※当記事は2023年2月7日に改定されています。

こんにちは。Cariot（キャリオット）ブログ編集部です。

社用車を所持しているため、運転日報を作成する必要があるけれど、どんな項目を入れればいいのかわからないという方もいるのではないでしょうか？
運転日報は、法令で記載内容が決まっていますが、指定のフォーマットはありません。しかし一から考えながら作成するのはとても大変です。

また、運転日報は一般貨物自動車運送事業者とそれ以外の企業とで記載内容が異なります。
そこで、内容を作成するのが大変であれば、テンプレートを活用するか専用のアプリを使うと効率が良いでしょう。特にアプリは楽に出力や計算ができるものもあるのでおすすめです。

1.​​運転日報とは

1-1.作成義務がある事業者

運転日報とは、運転距離など、運転業務における状況を記録するものです。
安全運転の確保を主な目的としており、業務で自動車を使用する多くの事業者に対して、以下のように作成が義務付けられています。

そして、この法令をふまえ、以下のどちらかの条件に該当する企業は運転日報の記録が必須となります。

作成義務がなくても、運転日報を作成し確認することで勤務管理の改善や、業務効率化につながる可能性は大いにあります。
運転日報を定期的に確認することで、長時間運転が発覚し勤務時間の見直しをする、車両に異常が疑われる際に点検を実施するなどの利用例もあります。
点検以外でも走行距離や時間を確認することで、複数あるルートのうち、どのルートが早いかを発見することもできるでしょう。

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1-2.保管期間

運転者ごとの記録をした運転日報は、作成した後に一定期間保管しなければいけません。
貨物自動車運送事業輸送安全規則および道路交通法施行規則での運転日報の保管期間は1年間と定められていますが、労働基準法第百九条（記録の保存）では業務上重要な書類の保管期間は5年と定められています。

記録した書類は、確認したからといってすぐ処分したり、事業内で誤って処分したりすることがないように注意しましょう。
運転日報にかかわる従業員にも、運転日報は法令で保管義務があることを伝えておいた方が良いでしょう。

2.運転日報の記載事項

運転日報の記載事項にはどのようなものがあるのでしょうか。
「一般貨物自動車運送事業」の許可を受けて事業を行う企業、それ以外の、事業で使用する車両数が一定台数以上の企業、それぞれの場合における、貨物自動車運送事業輸送安全規則（第8条）で定められた法令上必要な記載事項は以下のとおりです。

2-1.貨物自動車運送事業の記載事項

貨物自動車運送事業輸送安全規則第8条である「乗務等の記録」に、運転日報に記載しなければいけない内容が定められています。
運転日報に記載するのは運転者の名前や走行距離だけでなく、休憩した場所や時間なども含めて記録を残す必要があります。予定時間より遅れてしまった場合にも、その理由などを記載しなくてはいけません。その日の業務でどのように運搬したかを知りたい時、運転日報を見るだけで全てがわかるというくらい明確にしておくことが必要な書類となるのです。
運行の経路並びに主な経過地における発車及び到着の日時も記載するべき内容として含まれています。
記載もれのないように注意しましょう。

※項目は変更されることがあります。必ず最新の情報を以下のサイトなどで確認しましょう。
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=402M50000800022

2-2.事業で使用する車両数が一定台数以上の企業の記載事項

事業で使用する車両数が一定台数以上の企業は、貨物自動車運送事業を営んでいなくても、運転日報の作成が必要です。
業務用の社有車は企業によってさまざまな用途があり、介護用やスクールバスなどの送迎で日誌を記録する場合もあるでしょう。
送迎車の記録用と合わせて運転日報を使用するのであれば、その業種などにそったルールも加える必要があります。
必要な項目は、道路交通法施行規則第9条の10（安全運転管理者の業務）8項が該当します。

※項目は変更されることがあります。必ず最新の情報を以下のサイトなどで確認しましょう。
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=335M50000002060

3.​​​エクセルやPDFのテンプレート、システム・アプリのご紹介

運転日報を作成する際には、前章で解説した、法令で定められた記録や日誌として必要な内容を盛り込むようにしましょう。
例えば車両点検項目の記録をしておくことで定期的なメンテナンスの実施につながるでしょうし、給油履歴を記載しておけば燃費効率を把握することに役立つかもしれません。

運転日報には、指定のフォーマットはありません。
無料で公開されているテンプレートがあるので参考にして作成するか、足りない項目がなければダウンロードしてそのまま使用することもできるでしょう。
また、Cariot（キャリオット）のような、動態管理システムを利用することで、作成の手間を効率化することも出来ます。

3-1.エクセル・PDFのテンプレート

次にご紹介するものは、殆どがエクセル形式のものです。
PDFだと編集するために専用のソフトが必要になることがあるので、形式に注意しましょう。
また、運転日報の他にもさまざまな書類のテンプレートが掲載されています。

また、手書きで運用するなら、文房具店などで購入することができるでしょう。

3-2.システムやアプリを利用する

エクセルや手書きで運転日報を作成する他に、システムやアプリを利用する方法があります。
毎回社有車を利用するたびにエクセルに入力したり手書きで作成したりしていても、目的地が少ない場合ならばそれほど問題ではないかもしれません。しかし利用回数が多い場合や、目的地が多いと、記載もれが発生してしまうケースもあるでしょう。

そのために最近増えてきているのが、専用のシステムやアプリの利用です。
このようなものは基本的に有料のものが多く、コストを一切かけたくないという場合には向いていません。ただし、運転日報の他にも、動態管理や車両管理など、複数の機能を備えているものが多いので、業務の効率化を図るために導入する企業が増えていることも事実です。

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ここではシステムを利用する例として、弊社のCariot（キャリオット）をご紹介します。
Cariotは、車両に車載デバイスを設置するか、ドライバーのスマートフォンに専用のアプリをインストールして走行するだけで、自動的に走行記録を取ることができます。

あらかじめ設定した任意のカスタム項目をドライバーがスマートフォンのアプリから入力、写真のアップロードも可能です（Cariotモバイルアプリをご使用の場合）。給油の際のレシートなどを添付すれば、わざわざ紙のレシートを経理に提出しに行く必要もないでしょう。
紙の日報をなくし、業務の効率化をしたい、という企業様はお気軽にお問い合わせください。

平日10:00-18:00　TEL：03-6869-2662
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まずは資料を読みたい、という方は、こちらからどうぞ。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
これからもCariotは、より便利に使っていただくための機能の開発を進めてまいります！
 
 
※本記事の情報、及び画像は、記事作成時点のものです。詳しくは最新の情報をご確認ください。
※2023.02.07 改訂