労務管理システムの選び方!選ぶ際の比較ポイントも徹底解説!

管理業務のデジタル化で実現する効率的な労務管理とドライバーの労働環境の改善

「働き方改革関連法」による2024年度からドライバーの時間外労働の上限規制をはじめ、ドライバーの長時間労働改善への取り組みは急務となっています。
動態管理システムを活用した労務管理と業務効率化のポイントを解説します。

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こんにちは。Cariot(キャリオット)ブログ編集部です。

従業員の勤怠や給与、社会保険手続きなどを効率よく管理できる労務管理システムは、企業にとってとても便利なツールですが、さまざまな種類があるので、どれを選べば良いのか迷ってしまうこともあるのではないでしょうか?
また、既に導入しているけれど、どうも自社の業態では使いにくいと感じていることはありませんか?

そこで今回は、労務管理システムの選び方や比較ポイントを解説します。
これから導入、あるいは見直しを検討されているご担当者様のご参考になれば幸いです。

 

1.労務管理システムとは?

労務管理システムは、企業が従業員の勤怠や給与、社会保険手続きなどを効率よく管理できる便利なツールです。
これまで紙や表計算ソフトで行っていた業務をデジタル化し、ヒューマンエラーを防ぎながら、作業時間を大幅に削減できます。

例えば、従業員の労働時間や休暇の記録をリアルタイムで確認できるため、管理が簡単になります。また、法改正にも対応しているものもあり、複雑な手続きをミスなく進めることが可能です。

労務管理システムを導入することで、企業は労務トラブルを未然に防ぎ、効率的に人材を管理できます。中小企業から大企業まで、幅広い規模の企業で活用されており、今や労務管理の必須アイテムといえるでしょう。

 

2.労務管理システムのタイプ別の選び方

労務管理システムを選ぶ際は、自社の業務内容や規模に合ったタイプを選ぶことが大切です。
主に3つのタイプがありますので、それぞれの特徴を見てみましょう。

  1. クラウド型
    インターネットを通じて利用できるタイプで、初期費用が抑えられます。法改正への対応や自動アップデートが可能なため、手間をかけず最新の機能を利用できます。中小企業やスタートアップ企業におすすめです。
  2. オンプレミス型
    自社のサーバーにインストールして使用するタイプです。セキュリティ面での自由度が高く、大量のデータを扱う大企業や機密性が求められる業種に適しています。
  3. ハイブリッド型
    クラウド型とオンプレミス型を組み合わせたタイプで、柔軟性が高いのが特徴です。規模が拡大中の企業に向いています。

導入前には、操作性やサポート体制、コストなども考慮し、デモ版で試用することをおすすめします。

2-1.労務管理システムによって対応範囲に違いがある

労務管理システムには、対応範囲の違いがあるため、選ぶ際には自社の業務ニーズを明確にすることが重要です。
以下に、主な対応範囲を示します。

  1. 勤怠管理
    出退勤の記録、シフト作成、残業計算など、時間管理に特化したシステムです。勤怠データを給与計算ソフトと連携させることで、業務効率を大幅に向上させることができます。
  2. 給与計算
    基本給、手当、控除、税金計算などを自動化します。法改正に対応しているシステムを選ぶことで、最新の給与規定に準拠した計算が可能になります。
  3. 社会保険手続き
    入退社時の社会保険・雇用保険の手続きを電子申請で行えるタイプがあります。手作業を減らし、ミスを防ぐことができます。
  4. 人材管理
    社員情報の一元管理や、スキルや評価データの記録を行います。人事戦略やタレントマネジメントに役立ちます。

システムによって得意分野が異なるため、自社の課題を明確にし、それを解決できるシステムを選びましょう。複数の機能を備えたオールインワン型もありますが、必要な機能をカスタマイズできるものを選ぶのも一つの方法です。

2-2.他システムとの連携可能かチェックが必要

労務管理システムを選ぶ際、既存の勤怠管理や会計ソフトなどとの連携が可能か確認することが重要です。
連携が取れるとデータ入力の手間を削減し、業務の効率化が進みます。
一元管理ができるシステムならさらに利便性が向上します。

2-3.実際の使用感を担当者と確認

労務管理システム導入前には、実際の操作性や使い勝手を担当者と一緒に確認しましょう。
デモや無料トライアルを活用して、業務フローに適合するか検討することが大切です。
現場の意見を反映させることで、スムーズな運用が可能になります。

2-4.アフターサービスやサポートのチェック

システム導入後のアフターサービスやサポート体制も重要な選定基準です。
特にトラブル発生時の迅速な対応や、定期的なアップデート、操作に関するサポートが受けられるかを確認しましょう。
充実したサポートは、長期的な運用の安心感につながります。

2-5.利用料金に注目

労務管理システムの利用料金は、初期費用と月額費用のバランスが重要です。
従業員数や機能追加に応じて費用が変動する場合もあるため、見積もりを依頼し、コストパフォーマンスを慎重に検討しましょう。また、無料トライアルやお試しプランの活用もおすすめです。

2-6.電子申請の有無について確認は必須

労務管理システムを選ぶ際、電子申請機能の有無は重要なポイントです。
給与支払報告書や労働保険料の申告など、行政への提出が電子化されているか確認しましょう。
これにより、申請業務が効率化され、ミスや手間を減らすことができます。

 

3.多機能型労務管理システムとは

多機能型労務管理システムは、企業の労務管理業務全般を一括でサポートするシステムです。
このタイプのシステムは、従業員の勤怠管理、給与計算、社会保険手続き、年末調整、マイナンバー管理、労働契約書の作成など、複数の機能を統合して提供します。
そのため、業務を一元管理できるようになり、手作業や重複作業の削減、エラーの減少、業務効率化を図ることができます。

例えば、勤怠データをリアルタイムで収集し、給与計算に自動反映させる機能や、社会保険や税金に関する法改正情報を自動更新する機能など、企業の労務管理をトータルで支援します。
さらに、労働契約書や就業規則をデジタル化し、従業員とのやり取りをオンラインで行うことも可能です。

多機能型システムは、特に企業の規模が大きくなるほど有効です。
複数の部署や支社がある企業でも、すべてのデータを一元管理できるため、情報の一貫性を保ちながら運用が可能です。
しかし、機能が多いため、導入にはコストや運用の負担が増える場合があります。
利用する企業のニーズに合わせて、必要な機能を絞り込むことが重要です。
また、複数のシステムを統合するため、異なるソフトウェア間でのデータ連携が必要になることもあります。そのため、他システムとの連携やカスタマイズの柔軟性が求められます。

総じて、多機能型労務管理システムは、効率的かつ正確な労務管理を実現する強力なツールですが、導入前に慎重に検討する必要があります。

 

4.機能拡張型労務管理システムとは

機能拡張型労務管理システムは、基本的な労務管理機能に加え、オプションで追加機能を選んで拡張できるタイプのシステムです。
このタイプのシステムは、企業の成長に合わせて柔軟に機能を追加できるため、初期の導入コストを抑えつつ、後から必要な機能を追加していくことが可能です。
基本機能としては、勤怠管理や給与計算、社会保険の手続きなどが含まれますが、企業が必要とする際に、例えば人事評価管理、教育・研修管理、健康管理などの機能を後から追加できます。
これにより、企業は必要な時にだけコストをかけてシステムを拡張し、柔軟に対応することができます。

また、機能拡張型のシステムは、比較的小規模な企業やスタートアップ企業に向いています。
最初はシンプルな機能から始め、事業拡大に伴い、新たな機能を追加することで、段階的に労務管理の体制を強化できます。ただし、システムの拡張性を重視するため、導入時には将来的に追加したい機能や運用体制をよく考慮する必要があります。

一方、機能が追加されることでシステムの操作が複雑になる場合もあり、ユーザーの習熟度が求められることもあります。システムによっては機能追加の際に追加料金が発生するので、事前に費用について確認することが大切です。

 

5.労務管理システムを使うメリットとは?

労務管理システムを使うメリットは多岐にわたります。
まず、業務効率の向上が挙げられます。手作業で行っていた勤怠管理や給与計算などの業務を自動化することで、時間と労力を大幅に削減できます。これにより、従業員は本来の業務に集中できるようになります。

次に、正確性の向上です。労務管理システムはデータを一元管理し、計算ミスや入力ミスを防止します。例えば、給与計算や税務申告の際に必要なデータを正確に処理することで、法令違反のリスクを低減できます。
さらに、法令遵守の強化も期待できます。労務管理システムは、最新の法律や規制に対応して自動的に更新されるため、企業が労働基準法や社会保険関連の法令を守りやすくなります。
また、データ分析機能があるシステムでは、労働時間や給与の傾向を分析し、経営判断に役立つデータを提供します。これにより、労務管理の改善やコスト削減が可能になります。

最後に、柔軟な対応が可能です。システムを導入することで、企業の規模や業務内容に応じて、必要な機能を追加したりカスタマイズしたりできるため、長期的に見てもコストパフォーマンスの高い運用ができます。

5-1.書類作成効率化

労務管理システムの導入により、書類作成の効率化が大幅に進みます。

例えば、給与明細や雇用契約書、社会保険関連の書類などを手動で作成していた場合、時間と手間がかかりますが、システムを利用することで必要な情報を自動的に反映し、迅速に作成できます。これにより、書類の作成ミスを減らし、作業の正確性も向上します。
また、定型的な書類作成が自動化されるため、従業員や管理者が他の重要な業務に集中できるようになります。
さらに、データが一元化されることで、過去の書類や情報に簡単にアクセスでき、必要な際には迅速に取り出すことが可能になります。

5-2.法改正への早急な対応が可能

労務管理システムを導入することで、法改正への早急な対応が可能になります。

労働法や社会保険関連の法改正は頻繁に行われるため、企業は常に最新の法規制を遵守する必要があります。システムを活用すれば、法改正に伴う変更点が自動的に反映され、迅速に対応できるため、手動での確認や調整作業が不要になります。これにより法改正によるリスクを最小限に抑え、コンプライアンスを強化することができます。
また、システムが最新の法令に基づいて運用されるため、従業員の情報管理や給与計算なども常に適法に行われます。

5-3.電子申請による作業コストの削減

電子申請による作業コストの削減は、労務管理システムの大きなメリットの一つです。

従来の紙ベースの申請や提出作業では、書類の作成、印刷、押印、郵送といった手間がかかり、時間と費用が発生します。
しかし、電子申請機能を備えたシステムを使えば、これらのプロセスを大幅に効率化できます。申請書類の作成から提出までをオンラインで完結させることができるため、作業のスピードが向上し、人的ミスも減少します。
また、ペーパーレス化が進むことで、保管スペースや印刷コストも削減され、企業の運営コストが軽減されます。

5-4.クラウド管理が可能

クラウド管理が可能な労務管理システムは、企業にとって非常に便利です。

クラウドベースでデータを管理することで、社内のどこからでもインターネットを通じてアクセスでき、複数拠点やリモートワークにも対応できます。
また、データのバックアップやセキュリティ管理もクラウドサービスが提供するため、万が一のトラブル時にも安心です。
さらに、システムの更新やメンテナンスが自動で行われるため、常に最新の状態を保つことができ、運用負担を軽減します。

5-5.従業員情報の一元管理が可能

従業員情報の一元管理が可能な労務管理システムは、企業の運営を効率化します。

従業員の個人情報、給与、勤怠、評価など、さまざまなデータを一元化して管理できるため、情報の重複入力やミスを防止できます。
また、必要なデータを簡単に検索・抽出できるため、労務管理の作業時間が短縮され、業務の効率が向上します。
さらに、データの整合性が保たれ、法令遵守のチェックも容易になるため、コンプライアンスの向上にも貢献します。

5-6.外部システムとの連携による作業負担の軽減

外部システムとの連携による作業負担の軽減は、労務管理システムの大きなメリットです。

例えば、給与計算ソフトや勤怠管理システム、会計システムと連携することで、データの二重入力を避け、情報の整合性を保ちながら作業効率を向上させます。
手作業で行っていたデータ転送や集計作業が自動化されるため、ミスのリスクが減少し、管理業務にかかる時間を大幅に削減できます。これにより、労務担当者はより重要な業務に集中できるようになります。

 

6.労務管理ソフトを選ぶポイント

6-1.社員が使いやすいか

社員が使いやすい労務管理ソフトを選ぶことは、システムの導入を成功させるために重要です。
以下のポイントを確認しましょう。

  1. 直感的な操作画面
    ユーザーインターフェースがシンプルで、社員が直感的に操作できるかどうかが重要です。複雑な操作や多くの手順が必要なシステムでは、混乱を招く可能性があります。
  2. モバイル対応
    スマートフォンやタブレットからもアクセスできるか確認しましょう。特に外回りの社員や在宅勤務の社員にはモバイル対応が便利です。
  3. 必要な機能がすぐに見つかる
    勤怠管理、申請・承認など、社員が頻繁に使用する機能にアクセスしやすい位置に配置されているかをチェックします。
  4. マニュアルやサポート
    操作に困った際にすぐに確認できるマニュアルやヘルプ機能があるか、社員が独自に問題を解決できる仕組みが整っているかも重要です。

使いやすいシステムは、社員の負担を減らし、業務効率の向上にもつながります。

6-2.価格帯が自社に合っているか

労務管理ソフトを選ぶ際、価格帯が自社に合っているかは非常に重要なポイントです。
以下の点を確認しましょう。

  1. 導入費用と維持費用のバランス
    初期導入費用だけでなく、運用にかかる月額料金や年間料金も確認します。コストパフォーマンスを重視し、自社の予算に合ったソフトを選ぶことが大切です。
  2. 機能との比較
    価格が安いソフトでも必要な機能が揃っていなければ、結果的に追加費用がかかる可能性があります。価格と機能のバランスをしっかり比較しましょう。
  3. 利用人数による価格変動
    価格が従業員数に応じて変動する場合、社員数が増えたときに予算オーバーにならないか確認しておく必要があります。
  4. 無料トライアルやデモ版
    実際に使用感を確かめるために、無料トライアルやデモ版を活用して、コストに見合う価値があるかどうかを確かめることができます。

自社のニーズに合った価格帯で、長期的に見てもコスト負担が少ないシステムを選ぶことが大切です。

6-3.必要な作業や管理をカバーできるか

労務管理ソフトを選ぶ際、必要な作業や管理をカバーできるかを確認することは非常に重要です。
以下のポイントを押さえて選定しましょう。

  1. 業務フローとの適合性
    自社の業務フローに合わせた機能を持つソフトを選ぶことが大切です。給与計算、勤怠管理、労働契約管理など、必要な作業を効率よくサポートできるかを確認します。
  2. 法令遵守機能
    労務管理においては法令遵守が欠かせません。給与明細、年末調整、社会保険手続きなど、法改正に対応した機能を持つソフトを選ぶことで、法令違反を防ぐことができます。
  3. カスタマイズの柔軟性
    自社の業務特性や規模に合わせてカスタマイズができるかも大切なポイントです。例えば、特定の勤怠ルールやシフト管理の方法に対応できるか確認しておきます。
  4. 作業負担の軽減
    手作業や複雑な手続きが多い場合、その作業を自動化できるか、または効率化できるかも重要な要素です。必要な作業をカバーできる機能が揃っているか、事前にしっかり評価しましょう。

自社に必要な作業をしっかりカバーできるシステムを選ぶことで、労務管理の効率化とミスの減少を実現できます。

 

7.まとめ

労務管理ソフトを選ぶ際は、業務フローや法令遵守機能、自社に必要な作業をカバーできるかを確認することが重要です。カスタマイズの柔軟性や作業負担の軽減も選定のポイントです。
これにより、効率的な労務管理が可能になり、ミスを減らし、業務をスムーズに進めることができます。

 
 
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